La SAFO eroga servizi di Gestione Documentale da oltre 20 anni, un lungo periodo che le ha consentito di maturare una profonda esperienza nelle problematiche legate alla gestione della carta, raggiungendo un elevato standard nell’organizzazione dei processi e nella realizzazione di strumenti tecnologici ed informatici di supporto.

La quantità di documenti gestiti è di oltre 2 milioni l’anno attraverso la gestione di un’eterogeneità di documenti quali atti amministrativi, giudiziari e contabili. Attività primaria del Document Management è la smaterializzazione dei documenti.

Oggi, grazie a procedure disciplinate dall’ordinamento giuridico, è possibile sostituire il cartaceo prodotto dalle organizzazioni pubbliche e privare con oggetti digitali. SAFO, attraverso processi di digitalizzazione conformi alla vigente normativa a riguardo, consente alle aziende di porre in essere, in brevissimo tempo, attività di trasformazione degli archivi cartacei, archivi vivi, di deposito o storici, in analoghi digitali, consentendo di migliorare i servizi di accesso alle informazioni e di ridurre di conseguenza lo spazio dedicato agli archivi fisici.

Trovano piena applicazione gli strumenti previsti dalla normativa quali la firma digitale e la marca temporale; la conservazione e la classificazione dei documenti informatici viene effettuata al fine di assicurare l’integrità, l’identità, la provenienza e la reperibilità di ciascun documento.

Modalità di erogazione del servizio

Al fine di migliorare la gestione dei processi ed aumentare il grado di qualità dei servizi offerti, SAFO ha effettuato notevoli investimenti tecnico-operativi: l’utilizzo di software specializzati permette un’elevata personalizzazione della gestione a seconda delle esigenze del Cliente. Il nuovo sistema consiste in una gestione totalmente “paper-less” praticata, con efficacia, nel settore dei servizi: tutti i documenti vengono immediatamente smaterializzati mediante digitalizzazione e sottoposti ad un flusso di lavorazione interamente assistito da un work-flow informatizzato. L’archiviazione avviene mediante uso di scanner altamente efficienti, la scansione è realizzata, qualora i documenti lo consentano, mediante OCR (Optical Character Recognition) o attraverso la trasposizione del cartaceo in immagine.

Una volta effettuata l’archiviazione ottica, SAFO è in grado di mettere a disposizione del cliente anche un sistema di conservazione sostitutiva per tutti quei documenti “conservabili”, che abbiano valenza civilistica e fiscale. Tutti i documenti informatici vengono memorizzati in idonei supporti ottici. Successivamente viene apposto il riferimento temporale e la firma digitale da parte dell’addetto SAFO, appositamente delegato dal cliente, identificato come responsabile della conservazione, che ne attesta il corretto svolgimento del processo. Anche in questo caso, le immagini, qualora richiesto, sono rese disponibili su spazi WEB dedicati.

La tecnologia utilizzata da Safo, nella gestione dei processi documentali, ha predisposto una complessa architettura tecnico applicativa adeguata alle esigenze di efficienza dei clienti e pienamente conforme alla necessità di rispondere ai requisiti previsti dalle norme per la digitalizzazione del cartaceo.

Applicazioni “ad hoc”.

Il servizio viene integrato anche mediante specifiche applicazioni realizzate dal centro di competenza IT del gruppo. Le applicazioni specifiche riguardano:

  • siti web a disposizione dei clienti per la ricerca e la consultazione dei documenti (con possibilità di inserire la funzionalità anche all’interno dei siti corporate dei clienti stessi);
  • interfaccia verso sistemi informativi dei clienti, per upload/download in modo massivo di documenti e dati di catalogazione;
  • soluzioni per esigenze specifiche dei clienti.
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